Microsoft Outlook Away Notes maken en instellen met gratis sjablonen

Vakantie, zakenreis of verandering van bedrijf – een automatisch antwoord per post is een goede keuze voor elk type afwezigheid. Heeft u snel een adequaat geformuleerd afwezigheidsbriefje nodig? Bij ons vindt u vele praktische tips en gratis tekstsjablonen voor uw volgende afwezigheid op kantoor.

Dank u voor uw bericht, helaas ben ik momenteel niet op kantoor.

Deze of soortgelijke automatische e-mails kent iedereen wel. De zogenaamde out-of-office note is vooral praktisch wanneer u niet op kantoor bent. Of dat nu is omdat u op vakantie bent, op zakenreis of gewoon ziek. Met een paar vriendelijke regels informeert u klanten, partners en collega’s over uw afwezigheid. Afwezigheidsbriefjes zijn snel aangemaakt met een paar klikken en vereenvoudigen de communicatie tijdens uw afwezigheid. U kunt specifiek wijzen op verantwoordelijkheden tot uw terugkeer. Vragen van klanten gaan niet verloren en kunnen snel beantwoord worden. Het voordeel voor u: minder openstaande vragen en taken stapelen zich op in uw inbox en uw stressniveau wordt niet belast onmiddellijk na uw terugkeer.

Inhoud:

• Professioneel afwezigheidsbriefje voor elke gelegenheid
• Een afwezigheidsnotitie maken in Outlook
• Hints voor een succesvolle out-of-office notitie
• Gratis tekstsjablonen voor uw volgende auto-reply
• 4 tips voor de perfecte out-of-office note

Wat maakt een goede out-of-office notitie?

Een afwezigheidsbriefje in de stijl 08/15 “Ik ben er niet” heeft geen groot nut – noch voor u, noch voor uw klanten. Een goede afwezigheidsbrief daarentegen geeftalle belangrijke informatie die klanten, zakenpartners en collega’s nodig hebben. Dit omvat onder meer de periode van afwezigheid, uw vervanger en, indien van toepassing, de reden. Met deze informatie voorkomt u misverstanden en geeft u het automatische antwoord een extra persoonlijk tintje.

Mogelijke gelegenheden

Of u in het automatische antwoord een reden wilt geven voor uw afwezigheid is natuurlijk aan u. Maar soms is het zelfs zinvol dat de ontvangers de reden weten. Zo kunnen ze zelf beslissen of ze op je terugkeer met hun verzoek kunnen wachten.

Een specifiek afwezigheidsbriefje is praktisch wanneer u op vakantie of op zakenreis bent. U weet dan precies gedurende welke periode u niet op kantoor bent en slechts met moeite of helemaal niet bereikbaar bent. Ook bij langdurige ziekte, ouderschapsverlof, sabbatical of een verandering van bedrijf maakt een persoonlijk afwezigheidsbriefje het verschil, hoe uw afwezigheid wordt ervaren. Omdat u langere tijd niet beschikbaar bent, worden uw mails niet in behandeling genomen. Dankzij de informatie uit het automatische antwoord weten klanten en collega’s nu dat ze hun vragen naar een andere contactpersoon kunnen doorverwijzen.

Overigens: ook als u op korte termijn ziek wordt, helpt een afwezigheidsmelding om uw afwezigheid kenbaar te maken.

Afwezigheidsbriefje maken in Outlook

Om een out-of-office notitie aan te maken in Outlook, moet u naar de accountgegevens gaan. U kunt dit doen door te klikken op Bestand. Klik vervolgens op het veld Automatisch antwoord (Out of office). In het volgende dialoogvenster kunt u de exacte tekst voor uw out-of-office bericht definiëren – nuttige tekstvoorbeelden vindt u hier.

Wenken voor een geslaagde afwezigheidsnota

Het automatische antwoord helpt om belangrijke organisatorische zaken te communiceren. U moet bijzondere aandacht besteden aan de volgende punten:

Hoe lang duurt de afwezigheid?

U kunt een out-of-office bericht instellen voor een onbepaalde tijd of een exacte datum inclusief tijd opgeven. Op die manier bepaalt u de periode waarin het out-of-office bericht moet worden verstuurd. Denk dus op voorhand na over het tijdsvenster van uw afwezigheid en communiceer dit (indien mogelijk) in uw automatisch antwoord.

Intern en extern anders communiceren?

Outlook biedt de mogelijkheid om twee verschillende teksten als automatisch antwoord te versturen. Zo kunt u een onderscheid maken tussen interne (binnen mijn organisatie) en externe ontvangers (buiten mijn organisatie).

Als u binnen het bedrijf bij de voornaam genoemd wordt, kunt u dit ook gebruiken voor uw interne out-of-office bericht. Let daarom goed op de juiste formulering en ondertekening voor de respectievelijke ontvangers van uw bericht.

Internationalisatie

Internationaal opererende bedrijven moeten afwezigheidsbriefjes in twee talen schrijven. Dit kan natuurlijk ook afhangen van de afdeling waar u werkt. Vooral als u in de klantenservice of de verkoop werkt, kunt u in contact komen met mensen die vreemde talen spreken. Hier zijn tweetalige versies zeer nuttig.

Wat gebeurt er met inkomende e-mails?

Ook de kwestie van “Toegang tot de e-mailbox”. Als u zelf afspraken hebt gemaakt, kunnen deze tijdens uw afwezigheid niet door anderen worden verplaatst – tenzij u een plaatsvervanger voor de mailbox instelt (waarover dadelijk meer), wat natuurlijk vooraf moet gebeuren.

Als u zelf e-mails wilt beantwoorden ondanks uw afwezigheid, hebt u onderweg natuurlijk internettoegang nodig. Maar wat banaal klinkt, kan al snel een obstakel worden: Uitgeschakelde roamingfuncties, schrale draadloze netwerken of obsceen dure buitenlandse datatarieven hebben al menig manager verrast – ook al zijn er, althans in de hele EU, geen grote kostenvallen meer om je zorgen over te maken.

Wie zorgt voor de opdracht?

De volgende stap is duidelijk maken of er een vervanger is voor de tijd van uw afwezigheid. Als die er is, moet hij of zij worden genoemd in de afwezigheidsnota, inclusief contactgegevens. Vooral als u langere tijd geen toegang heeft tot uw mails, is het zinvol een vervanger te regelen. Voor collega’s zijn de naam en het emailadres meestal voldoende. Voor uw klanten beschikt u best ook over een telefoonnummer zodat zorgen zo snel mogelijk kunnen worden opgehelderd.

Heeft u geen vertegenwoordiging? Geef deze informatie dan ook door aan uw klanten en zakenpartners – en vermeld vooral een tijdstip waarop u weer op kantoor bent. Om toch een meerwaarde te bieden aan de ontvangers van uw out-of-office briefje, vermeldt u best de algemene contactgegevens van de hoofdzetel of uw overkoepelende afdeling. Misschien kunnen vragen zo zonder uw hulp worden beantwoord.

Worden de verzoeken doorgestuurd?

Worden uw mails automatisch doorgestuurd naar een collega? Dan moet u dit ook communiceren. Zo weet de ontvanger dat hij zijn mail niet opnieuw naar de collega hoeft te sturen. Als er niet wordt doorgestuurd, is het een goed idee om dit ook in de out-of-office notitie te schrijven en ook hier specifiek de contactgegevens van uw vervanger te noteren. Zo weet de persoon aan de andere kant dat hij of zij altijd iemand anders kan contacteren met zijn of haar zorgen.

Passende afwezigheidsbrief: gratis sjablonen

We hebben onze formuleringsvoorbeelden geschreven voor zes verschillende gelegenheden en hebben ook geprobeerd algemene afwezigheidsbriefjes op te nemen. Kies gewoon een geschikt sjabloon en pas het aan uw persoonlijke behoeften aan!

Onze tip: Stem het automatische antwoord af op de ontvangersgroep en stuur intern een ander afwezigheidsbericht dan extern. Met onze praktische tekstmodules bieden wij u de mogelijkheid om uw afwezigheid snel en eenvoudig te communiceren – zonder misverstanden.

Interne sjablonen